DSN : Guide complet de la déclaration sociale nominative pour les entreprises
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est un fichier dématérialisé mensuel produit à partir de la paie destiné à communiquer tous les évènements survenus dans le mois ayant eu un impact sur la paie.
C’est une déclaration en ligne réalisée tous les mois à partir de la fiche de paie. Elle remplace et simplifie la majorité des déclarations sociales des entreprises.
Qu’est-ce que la DSN ?
La DSN a été instaurée par la loi Warsmann du 22 mars 2012 et a été généralisée le 1er janvier 2017. Elle permet aux employeurs de remplir les obligations sociales liées à leurs salariés en une seule déclaration. Elle facilite également la gestion des cotisations de la mutuelle et prévoyance d’entreprise.
Aujourd’hui, les entreprises n’ont plus qu’une seule et unique déclaration à transmettre, qui est ensuite soumise aux organismes destinataires.
À quoi sert la DSN ?
La saisie et l’envoi de la DSN sert à :
- Calculer et payer les cotisations sociales ;
- Signaler les arrêts de travail : maladie, accident de travail ou maladie professionnelle ;
- Signaler les congés maternité, paternité ;
- Signaler la reprise anticipée de travail avant la fin stipulée sur l’arrêt ;
- Signaler la fin de contrat.
Est-ce que la DSN est obligatoire ?
Depuis janvier 2017, la DSN est obligatoire pour l’ensemble des employeurs du secteur privé, relevant du régime général et du régime agricole de Sécurité sociale.
Les entreprises qui ne respectent pas les modalités suivantes de la déclaration sociale nominative s’exposent à des sanctions :
- Non-respect du vecteur DSN ;
- Non-respect des délais ;
- Omission de salariés ou assimilés ;
- Autres cas d’omission ;
- Inexactitude des rémunérations déclarées, qui minorent le montant des cotisations dues ;
- Autres inexactitudes.
Les sanctions en cas de non-respect de la DSN
- Non-transmission de la DSN :
En cas de non-transmission de la DSN, l’entreprise risque une pénalité de 19,63 € par salarié.
- Retard de transmission de la DSN :
Dans le cas où l’entreprise ne transmet pas la DSN dans les délais obligatoires, la société risque une pénalité de 59 € par salarié et par mois de retard (ou par fraction de mois de retard).
L’effectif pris en compte correspond à celui inscrit dans la dernière DSN transmise.
- Oubli de déclaration d’un salarié :
Dans le cas où l’entreprise oublie de déclarer des salariés, la pénalité s’élève à 59 € par salarié et par mois de retard. L’entreprise dispose de 30 jours après la transmission de la déclaration pour effectuer une régularisation et éviter la pénalité.
- Inexactitude dans les déclarations :
En cas de fausse rémunération, l’entreprise risque 39,25 € par salarié. En cas de fausses informations sur le salarié, l’entreprise risque 12,96 € par salarié. L’entreprise dispose de 30 jours après la transmission de la déclaration pour effectuer une régularisation et éviter la pénalité.
Les administrations concernées par la DSN
- CPAM (Assurance maladie) ;
- Urssaf ;
- AGIRC ARRCO (Retraite) ;
- Organismes complémentaires (assureurs, mutuelles, prévoyance) ;
- France Travail (Pôle emploi) ;
- Centre des impôts ;
- Caisses de régimes spéciaux, etc.
Quels sont les types de DSN ?
Il existe 2 types de DSN :
- DSN mensuelle : remplie tous les mois par l’entreprise avec toutes les informations sur la paie des salariés ;
- DSN évènementielle : pour déclarer un évènement en cours de mois, entre 2 DSN mensuelles.
La DSN diffère en fonction de l’activité :
- Les entreprises agricoles intègrent la DSN sur MSA ;
- Les autres entreprises s’adressent à Net-entreprises.
Comment effectuer la DSN ?
Les entreprises ont l’obligation de transmettre une DSN pour chaque établissement disposant d’un numéro SIRET propre.
La DSN doit être déposée sur le site net-entreprises.fr. Généralement, les entreprises utilisent un logiciel de paie compatible avec la DSN pour transmettre automatiquement leur déclaration. L’employeur peut décider d’effectuer lui-même la déclaration sociale nominative, ou de déléguer cette tâche à un expert-comptable.
Suite à son dépôt, la DSN subit plusieurs contrôles. Notamment, les comptes-rendus métier (CRM), rédigés par les organismes concernés suite à la déclaration, permettent de vérifier que les informations envoyées sont correctes.
Quand transmettre la DSN ?
La DSN pour le mois de paie M doit être transmise :
- Le 5 du mois M+1 pour les entreprises de 50 salariés et plus ;
- Le 15 du mois M+1 pour les entreprises de moins de 50 salariés.
Le mode « annule et remplace » n’est accepté que jusqu’à minuit la veille de l’échéance.
Si une erreur est détectée trop tard, il est possible de rectifier dans la paie et donc la DSN du mois suivant sans aucune pénalité.